Folha de férias para os Seguros
Disponibilizamos uma nova opção para criação do ficheiro a enviar para as companhias de seguros.
Instruções para actualização:
Depois de fazer o download de Principal e Salários, ir a tabela de Remunerações e verificar o preenchimento do novo campo “Ficheiro Seguros” que assinala todas as remunerações a constar no ficheiro.
Na tabela de Seguros, preencher o novo campo com o código oficial da Companhia, os códigos de cada companhia pode ser consultado aqui.
A Portaria nº 256/2011, de 5 de Julho, que aprova a nova apólice do seguro obrigatório de Acidentes de Trabalho – Prémio Variável – Folhas de Férias, estabelece a obrigação do Tomador do Seguro enviar à Seguradora “cópia das declarações de remunerações do seu pessoal remetidas à segurança social” (alínea a), do nº 1, da Cláusula 24ª), devendo esta comunicação ser efectuada por meio informático, nomeadamente em suporte digital ou correio electrónico (nº 2 da Cláusula 24ª).
FAQ´S disponibilizadas pela APS Associação Portuguesa de Seguradores
Envio das Folhas de Férias por Ficheiro
Electrónico – Seguro AT (prémio variável)
PERGUNTAS E RESPOSTAS
1. O nome do ficheiro obedece a alguma estrutura própria?
RESPOSTA:
Para aproveitar, mas simultaneamente diferenciar, o ficheiro para a Segurança Social, sugere-se que o nome do ficheiro a enviar para seguradora seja composto por: SEG + APOL + Data (MMAA) com extensão .EUR.
O código SEG é o código da Seguradora junto do ISP e tem 4 algarismos (se houver dificuldade em obtê-lo, a APS pode fornecer uma listagem) e o código APOL é o número de apólice (tem 20 posições).
Note-se que o número de apólice deverá ser formatado com zeros à esquerda para compor os 20 algarismos, e não poderá conter caracteres especiais \ / : * ? “ < >.
2. Existe validador da estrutura do ficheiro?
RESPOSTA:
Compreendendo a utilidade do validador, o facto é que não houve ainda nenhum desenvolvimento transversal nesse sentido.
Como tal, será um exercício que, por enquanto, ficará ao critério de cada segurador, em função do grau de desenvolvimento que conseguirão obter dos seus sistemas de recolha deste ficheiro. Como no arranque o mais provável é que os seguradores adoptem soluções relativamente “artesanais” para esta recolha (sem prejuízo do rigoroso tratamento que a informação merecerá depois em bases de dados), não se estimam, para já, validações muito complexas dos ficheiros, mas apenas validações básicas de formatos e de coincidência de totais. Se necessário, a APS pode intermediar aproximações bilaterais às seguradoras para afinar algumas destas validações elementares.
Em todo o caso, importa lembrar que o modelo da APS apenas acrescenta campos de informação ao da Segurança Social, sem mexer neste último.
Entretanto pelo menos duas seguradoras de referência no nosso mercado (Caixa Seguros e Tranquilidade) disponibilizaram-se já para participar nos testes que forem necessários para validação das soluções desenvolvidas.
Se e quando o julgarem oportuno, agradecemos que nos informem.
3. O R1 existe tantas vezes quanto os diferentes estabelecimentos e taxas constantes do ficheiro. Estando o nº da apólice e o código da seguradora no R1, a nossa questão é a seguinte: Podem existir empregados no mesmo estabelecimento com apólices diferentes?
RESPOSTA:
Pode acontecer sim, haver na mesma empresa várias apólices de acidentes de trabalho, na mesma seguradora. Terá de ser feito um ficheiro por apólice, para ser coerente com o próprio R1.
Alteração ao layout do ficheiro para incluir no registo R0:
“Data da Referência do Ficheiro, Nº Apólice e Código da Seguradora”
4. Os empregados do mesmo estabelecimento têm que pertencer à mesma seguradora e ter a mesma apólice?
RESPOSTA:
É altamente provável que no mesmo estabelecimento tenham a mesma seguradora e apólice. Não se pode considerar que é impossível. O que acontece com frequência, nas grandes empresas, é terem várias apólices consoante as suas unidades de negócio (em função da respectiva actividade ou locais onde se encontram). Terá de ser feito um ficheiro por apólice.
5. Este código da seguradora é único da empresa, ou é o código da seguradora associado ao empregado?
RESPOSTA:
É único da empresa de seguros, válido para qualquer apólice ou entidade empregadora.
6. Se for o código associado ao empregado, no caso de uma empresa que tenha um empregado X associado a uma seguradora e, um empregado Y associado a outra seguradora, deve-se gerar um ficheiro para cada seguradora?
RESPOSTA:
Não é provável que uma mesma empresa tenha vários seguradores para cobrir os riscos de acidentes de trabalho, mas é possível. Tem de ir um ficheiro para cada segurador, em função dos empregados afectos a cada segurador.
7. O ficheiro tem um campo para indicar o código da Seguradora. Como podemos caracterizar esse código? É um código oficial atribuído pela Associação Portuguesa de Seguradores? Existe alguma tabela publicada com esses códigos? O objectivo seria disponibilizar na aplicação essa informação para facilitar a utilização. É um código numérico ou alfanumérico? Qual a sua dimensão?
RESPOSTA:
O ficheiro tem um código numérico da seguradora (4 dígitos) que é um código oficial, atribuído pelo Instituto de Seguros de Portugal e disponível no respectivo site.
Envia-se link com o acesso mais directo em questão (http://www.isp.pt/NR/exeres/EC647CED-5416-4520-AAC2-CD2337BB750A.htm).
8. O processo de submissão da Segurança Social tem suporte para submeter a informação de várias empresas num só ficheiro. Vão suportar esta característica?
RESPOSTA:
A resposta a esta questão é “Não”. As realidades são diferentes e consideramos que o processo de envio desta informação para as seguradoras fica mais robusto se se receber – pelo menos numa primeira fase – um ficheiro por apólice.
9. Existe algum sítio (ambiente de testes) ou aplicativo off-line, que disponibilizem para submeter o ficheiro e aferir da sua conformidade?
RESPOSTA:
Não vemos outra solução que não seja utilizar os ambiente de testes das próprias seguradoras. Se nos enviarem um contacto, tentaremos colocar as equipas de desenvolvimento em comunicação.
10. Temos uma dúvida relativamente à informação que nos enviou e que diz respeito ao novo código criado por Vós e que diz respeito ao subsídio de refeição não sujeito a segurança social. Este novo código irá tornar o V/ ficheiro diferente do da Segurança Social, pois este código não existe no ficheiro da Segurança Social. A minha questão coloca-se pois os R3 são o somatório dos R2 e ao incluirmos este valor os R3 vão ser influenciados. A menos que me diga que este código não deve influenciar o R3.
RESPOSTA:
Não vemos outra solução que não seja alterar tanto o conteúdo do registo tipo 2, como o registo tipo 3, de modo a considerar o valor do Subsídio de Refeição não Sujeito a Segurança Social (que não consta por isso do ficheiro para a Segurança Social).
11. A questão é a seguinte: A soma dos tamanhos dos campos para o registo R3 perfaz 123 caracteres e não 124 conforme é referido na imagem abaixo, extraída das instruções de geração do ficheiro.
Até ao campo da SINREM o registo tem 118 caracteres de comprimento. Mas o campo PROFIS refere 5 dígitos, conferindo com a estrutura de códigos da Classificação Portuguesa das Profissões 2010 (CPP2010). A confirmar-se o tamanho total do registo seria 118 + 5 = 123 e não 124 (como para os restantes registos). Como resolver a situação? 1) Manter o tamanho do campo PROFIS em 5 dígitos e acrescentar um espaço no fim para perfazer os 124 caracteres. 2) Aumentar para 6 dígitos o tamanho deste mesmo campo, apesar da estrutura oficial (CPP2010) comportar apenas 5. 3) Outra solução. Qual? Nota: Na ausência de resposta, partiremos do pressuposto que esse registo tem um espaço no final (conforme é referido na opção 1).
RESPOSTA:
Este erro surge porque se alterou da CNP, que tinha 6 posições, para a CPP, com 5 e não se corrigiu a coluna seguinte.
Consideramos que o que fará mais sentido é a opção 1): o campo PROFIS mantém as 5 posições e onde estava 119/124 deve ler-se 119/123. Acrescenta-se um espaço no final,mantendo-se a coerência no tamanho do registo (será enviado o ficheiro actualizado à ASSOFT e será esta a nova versão que utilizaremos doravante).
12. Relativamente ao prazo de entrega. Será até dia 10 do mês seguinte como na Segurança Social?
RESPOSTA:
De acordo com a Cláusula 24ª, nº 1, al.ª a), da apólice de seguro obrigatório de acidentes de trabalho para trabalhadores por conta de outrem, aprovada pela Portaria 256/2011, de 5/7, em anexo, o tomador do seguro obriga-se:
(…)
“a) A enviar ao segurador, até ao dia 15 de cada mês, cópia das declarações de remunerações do seu pessoal remetidas à segurança social, relativas às retribuições pagas no mês anterior, devendo no envio mencionar a totalidade das remunerações previstas na lei como integrando a retribuição para efeito de cálculo da reparação por acidente de trabalho, e indicar ainda os praticantes, os aprendizes e os estagiários;”
(…)
13. No ficheiro para as seguradoras está tudo genericamente orientado para a segurança social. E as empresas que deduzem para a Caixa Geral de Aposentações, Fundos de Bancos, etc … Não encontramos nenhuma forma de indicar os números da CGA dos funcionários, Empresa, etc…
RESPOSTA:
O segmento alvo deste novo procedimento de envio de folhas de férias para as companhias de seguradoras corresponde ao das empresas que utilizam a internet como forma de envio das declarações para a segurança social (e não outro regime de previdência). Por isso os tomadores que descontam para a CGA (e mesmo os com regimes mistos) não estão, pelo menos numa primeira fase, dentro desta nova iniciativa. 14. Uma empresa pode ter funcionários com CGA e Segurança Social. Existem casos desses no mercado. Como resolver?
RESPOSTA:
Veja-se resposta à questão 13.
15. Os tokens do Tipo R não precisam de indicar o número de dias para a Segurança Social. Mas o Token SR está a pedir o número de dias isento. Isto não nos parece bem. Podem explicar a razão?
RESPOSTA:
A tabela 4 (normas para o preenchimento dos campos) foi alterada no sentido de se permitir no token SR valores iguais ou superiores a 0, tal como no token R.
16. Já temos a geração praticamente concluída (sem a CGA) e precisamos de validar os ficheiros. Pode indicar-nos alguma Seguradora para efectuarmos testes?
RESPOSTA:
Como já aconteceu noutras situações, se nos enviarem um contacto poderemos colocar equipas de desenvolvimento de algumas seguradoras em comunicação.
17. Como se deve proceder para o caso de ajudas de custo, uma vez que também estão sujeitas a limites de isenção?
RESPOSTA:
Este projeto de normalização do suporte magnético deve seguir ao máximo a aproximação às regras de envio para a Segurança Social, com a nuance de incluir também as parcelas das remunerações não sujeitas a Segurança Social (como o código SR), ou outras remunerações de carácter regular, utilizando para o efeito o código B caso se tratem de remunerações de carácter mensal, ou o código X não mensal. 2012.01.30
