Para melhor esclarecimento sobre quem deve possuir facturação certificada a partir de 1 de abril de 2012, passamos a transcrever, com a devida vénia, as FAQ’s 2012 constantes no Portal da AT. Visto que vários clientes  nos têm questionado sobre o assunto, chamamos particular atenção para a questão nº 18.

FAQ’s PORTARIA DE CERTIFICAÇÃO DE SOFTWARE 

ÓTICA DO UTILIZADOR

(Em vigor após 1 de abril de 2012 – Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro)

Por t a r ia n.º 3 63 /20 10 , de 2 3 de junho

PRINCIPAIS ALTERAÇÕES

Q1: Quais as principais mudanças operadas relativamente a sujeitos passivos que estão obrigados a emitir faturas ou documentos equivalentes?

R1: De acordo com o artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a redação dada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com as exceções constantes do n.º 2 do artigo 2.º passam a estar obrigados a utilizar, exclusivamente, um programa de faturação certificado. Deixa, portanto, de ser possível, após 1 de abril de 2012, o uso de máquina registadora ou a faturação manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a sistema universal de faturação, a utilização de programa certificado. Isto é, com esta nova portaria, a lei passou a impor a utilização de programa certificado como forma, exclusiva, de emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda. Esta obrigatoriedade de utilização de programa certificado vigora a partir de 1 de abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 125 000 e a partir de 1 de janeiro, para os sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 100 000. Os sujeitos passivos que utilizem programas multiempresa ou que optem pela utilização de programa informático de faturação estão, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa certificado, excepto se, diretamente ou através de empresa do mesmo grupo económico, forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado.

CONDIÇÕES DE SUJEIÇÃO E DE EXCLUSÃO

Q2: Quais são os sujeitos passivos que não estão obrigados a utilizar programa certificado?

R2: De acordo com o disposto no nº 2 do artigo 2º da Portaria nº 363/2010, de 23 de junho, excluem-se da obrigatoriedade de utilização de programas de faturação certificados, os sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos:

          a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor;

          b) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a €100.000,00, sendo que, este limite é de € 125.000,00 até ao final do ano de 2012;

          c) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades;

       d) Efetuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento.

Bastará que apenas uma destas condições se verifique para que o utilizador esteja dispensado.

Q3: O sujeito passivo de IRS ou de IRC que utilize uma máquina registadora ou faturas manuais, mas cujo volume de negócios seja superior a €125.000,00 e que emita mais de 1000 documentos por ano, pode continuar a utilizar a máquina registadora e as faturas manuais, não estando por isso obrigado à utilização de software certificado ou tem que adquirir um software de faturação certificado?

R3: Tem que adquirir um software de faturação certificado, porque a Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, obriga à sua utilização deixando de ser possível a emissão de faturas manuais ou a utilização de máquina registadora, como formas de faturação.

Q4: Caso uma empresa fature apenas a entidades que não sejam clientes finais, isto é entidades que exerçam atividades de produção, comércio ou de prestação de serviços, está excluída dessa obrigatoriedade independente do valor volume de negócios?

R4: Não, essa exclusão que constava da versão inicial da alínea b) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, foi revogada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, pelo que atualmente nessas situações existe igualmente a obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado.

Q5: Caso uma empresa tenha faturado, por exemplo, € 500.000,00, e tenha emitido um número de documentos de venda inferior a 1000 unidades, está excluída da obrigatoriedade de ter software certificado?

R5: Sim, nesse caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado, porque basta reunir uma das condições de exclusão do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, para que fique dispensado.

Q6: Uma empresa tem duas atividades distintas, correspondentes a diferentes CAEs, em que numa das atividades o volume de negócios é superior a €125.000,00 e emite mais de 1000 faturas por ano, enquanto que na outra não chega aos €100.000,00. A primeira atividade precisa de software certificado, e a segunda não?

R6: A obrigatoriedade de utilização de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e não às atividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de faturas emitidas a considerar para efeitos de possível exclusão é o da entidade.

A exigência de programa de faturação certificado aplica-se a todas as atividades exercidas, independentemente do seu local de prestação, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados.

Q7: Em que circunstancias as máquinas registadoras podem continuar a ser utilizadas, por exemplo num café/restaurante, para emitir talões de venda, complementadas com a emissão de faturas manuais realizadas em impressos feitos em tipografias autorizadas?

R7: Apenas nos casos em que não esteja obrigado a ter programa certificado, isto é, se o volume de negócios, relativo ao ano anterior, for igual ou inferior a € 125 000 (€ 100 000, a partir de 1 de janeiro de 2013).

Q8: A sociedade tem um programa de faturação que utiliza para si e para alguns dos seus clientes, poderá ser considerado um software “Multiempresa”?

R8: Sim, de acordo com a alínea b) do n.º 3 do art.º 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, os programas multiempresa devem ser certificados entendo-se como tal, os que permitam a sua utilização, simultânea, por mais do que uma empresa e os utilizados para fazer a autofacturação de fornecedores.

Q9: Sou contribuinte de IRS com contabilidade organizada e estou obrigado a utilizar um programa certificado, também tenho que exportar o SAF-T(PT)?

R9: Sim, na medida em que está obrigado a ter programa de faturação certificado, este obrigatoriamente deve estar apto a exportar o ficheiro SAF-T(PT).

Q10: Tenho um programa certificado, quais as situações em que posso utilizar faturas emitidas manualmente em documentos impressos por tipografias autorizadas?

R10: As faturas ou documentos equivalentes só podem ser emitidas de forma manual em caso de inoperacionalidade do programa (nos termos do artigo 8.º da Portaria 363/2010). Podem também ser considerados casos de inoperacionalidade do programa, as situações em que o acesso ao programa se mostre inviável.

Os documentos assim emitidos devem ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento.

Q11: Se já tiver um programa certificado será necessário adquirir um novo programa, em consequência das alterações introduzidas na Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho?

R11: Para além da obrigatoriedade de utilização de programas certificados, foram ainda introduzidas alterações de ordem técnica, que se encontram referidas no ofício circulado n.º 50 000/2012, pelo que os produtores de software podem ter de atualizar os seus programas. De um modo geral, a introdução de tais alterações constitui uma obrigação dos produtores de software nos termos do contrato de utilização/manutenção.

Q12: Quais os documentos que devem ser assinados com a chave privada do produtor do programa?

R12: Nos termos dos artigos 6º e 7º. da Portaria 363/2010, de 23 de junho, são assinados os seguintes documentos:

        –  As faturas ou documentos equivalentes e os talões de venda;
         – As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho.
         – Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.

Q13: Posso continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas)?

R13: Se não está obrigado a utilizar programa certificado, pode continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas). Porém, os sujeitos passivos que não reúnam nenhum dos requisitos de exclusão, só podem emitir faturas impressas em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperadas para o programa.

Q14: Posso continuar a usar máquinas registadoras?

R14: Se não está obrigado a utilizar programa certificado de faturação, pode continuar a utilizar documentos emitidos por máquinas registadoras. Deve, todavia, ter em consideração que foram igualmente estabelecidas regras a observar pelas máquinas registadoras. Assim:

 Os equipamentos ou programas de faturação não certificados que, para além dos talões de venda, emitam quaisquer outros documentos suscetíveis de apresentação aos clientes como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem:

          a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos:
               i) Data e hora da emissão;
              ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
             iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
             iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;
              v) A indicação de que não serve de fatura;

    b) Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados.

Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturação não certificados, devem conter obrigatoriamente a menção “Documento emitido para fins de formação” (sem aspas).

Q15: Tenho dois ou mais estabelecimentos principais ou locais do exercício de atividade, com o mesmo programa certificado. Posso usar programas certificados diferentes? É necessário distinguir as faturas?

R15: O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T(PT) de cada um deles. Deve(m) ser criada(s) série(s) específica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as faturas, documentos equivalentes e talões emitidos, incluam juntamente com o número do documento essa série específica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si

Q16: Os documentos do tipo faturas pro forma ou orçamentos devem ser assinados?

R16: Não. No entanto, as faturas “pro forma”, orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de faturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão “Este documento não serve de fatura”, competindo ao produtor de software criar condições que não permitam tais alterações de layouts, de modo a impedir qualquer confusão com uma fatura.

Q17: Um sujeito passivo utiliza um programa informático de faturação não certificado e reúne os requisitos de exclusão. No entanto, quer optar por um programa informático de faturação certificado previamente. Quando o poderá fazer?

R17: Em qualquer momento pode optar pela utilização de um programa certificado.

Q18: Um sujeito passivo utiliza um programa informático de faturação não certificado. Poderá continuar essa utilização até quando?

R18: Poderá fazê-lo, enquanto reunir os requisitos de exclusão anteriormente mencionados, nomeadamente os relativos ao volume de negócios e número de documentos emitidos.

PROGRAMAS PRODUZIDOS INTERNAMENTE PELA PRÓPRIA EMPRESA

Q19: Se um contribuinte tiver um programa de faturação desenvolvido pela própria empresa, ou por empresa integrada no grupo económico a que pertence e do qual dispõe do respetivocódigo-fonte:
Q19.1: Precisa de certificar o programa?

     R19.1: Não. Só precisará de ser certificado se for utilizado por sujeitos passivos não pertencentes ao grupo económico, como no caso dos franchisados, da autofaturação ou da utilização no modo multiempresa. Para o efeito considera-se grupo económico a empresa mãe e subsidiárias que ficam abrangidas pelo disposto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho.

        Q19.2: Terá que dar conhecimento a alguém desta situação?

        R19.2: Não.

        Q19.3: Quais os meios de prova de que deve dispor para provar essa situação?

        R19.3: Não está previsto nenhum formalismo ou registo específico que tenha de ser cumprido para que se possa considerar que a empresa é detentora dos direitos de autor do software, mas deve estar em condições de o demonstrar perante a AT, através de qualquer meio de prova.

        Q19.4: Que requisitos devem ser observados pelo programa nestas condições?

       R19.4: O programa deve possuir a funcionalidade de gerar ele próprio, o ficheiro XML de SAF-T (PT) (de acordo com o estabelecido na atual redação da Portaria n.º 1192/2009, de 08 de outubro) e cumprir os requisitos enunciados no atual artigo 5.º do Decreto-Lei n.º198/90, de 19 de junho.

        Q19.5: Precisa de fazer menção da exclusão da obrigação de certificação, nos documentos emitidos?

        R19.5: Não, a menção da exclusão da obrigação de certificação, nos documentos emitidos não está prevista na Portaria.

PENALIDADES E INCENTIVOS FISCAIS

Q20: Quais são as sanções previstas para a não utilização de software certificado?

R20: – A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre € 375 e € 18 750. Estas sanções são elevadas para o dobro, quando aplicadas a pessoas coletivas, nos termos do n.º 4 do Artigo 26.º do RGIT.

Q21: Existem benefícios fiscais previstos para aquisição ou substituição de programas de faturação?

R21: Sim, a Lei n.º 64-B/2011, de 30/12, que aprova o Orçamento do Estado para 2012, prevê incentivos para o efeito, nomeadamente: 

        1- As desvalorizações excecionais decorrentes do abate, no período de tributação de 2012, de programas e equipamentos informáticos de faturação que sejam substituídos em consequência da exigência, de certificação do software, nos termos do artigo 123.º do Código do IRC, são consideradas perdas por imparidade, ficando o sujeito passivo dispensado de obter a aceitação, por parte da Direção-Geral dos Impostos, prevista no n.º 2 do artigo 38.º do Código do IRC. 

        2- As despesas com a aquisição de programas e equipamentos informáticos de faturação certificados, adquiridos no ano de 2012, podem ser consideradas como gasto fiscal no período de tributação em que sejam suportadas”.

LISTA DE PROGRAMAS CERTIFICADOS

Q22: Onde posso encontrar a lista atualizada dos programas certificados?

R22: Pode aceder à Lista de Softwares certificados no Portal das Finanças devendo seguir o seguinte percurso:

•  Cidadãos -> Consultar -> LISTA DE PROGRAMAS DE FATURAÇÃO CERTIFICADOS

              http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/CD/consultaProgCertificadosM24.action

•  Apoio ao Contribuinte –> Certificação de Software de Faturação – LISTA DOS PROGRAMAS CERTIFICADOS

             http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/Out/consultaProgCertificadosM24.action